Aspectos básicos
sobre las hojas
·
Crear
y cambiar el nombre de hojas
Las hojas son la base donde se almacena la
información en Smartsheet. Puede configurarlas para realizar el seguimiento.
Puede importar un archivo existente de Excel una
hoja de cálculo de Google o un archivo.
Para agregar información nueva en una hoja, puede
insertar filas nuevas. También puede eliminar filas de información.
El propietario de la hoja y los colaboradores con
acceso de administrador a dicha hoja pueden insertar columnas.
Puede crear una jerarquía en su hoja al aplicar sangría
a las filas.
Para agregar colores y logotipos a Smartsheet, use el
formulario Configuración de colores y logotipo.
El filtro Todo en la ficha Inicio es una lista
plana de todas sus hojas, sus informes y sus plantillas.
El propietario de una hoja y los colaboradores con
acceso de administrador o de editor pueden agregar, editar y borrar.
Cualquier hoja de Smartsheet, incluidos los
informes, puede Exportarse a Microsoft Excel.
La funcionalidad de impresión de Smartsheet le
proporciona un archivo PDF que se puede visualizar con el visor.
Administración
de proyectos y gráficos de Gantt
Trabajar con
gráficos de Gantt
Los
gráficos de Gantt le permiten mostrar visualmente las tareas como barras que representan
la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea.
Para
crear un gráfico de Gantt, puede hacer lo siguiente:
En
la vista de Gantt, un divisor divide la pantalla entre las columnas de una
cuadrícula y el gráfico de Gantt. El divisor puede arrastrarse hacia la derecha
o hacia la izquierda para ampliar la pantalla de cada sección.
En toda la parte superior del gráfico de Gantt, hay una escala de tiempo primario y secundario ajustable que le permite mostrar las tareas mediante distintas unidades de tiempo. Para cambiar la visualización de la escala de tiempo, puede hacer clic en los íconos de acercar o alejar que están debajo de la escala de tiempo. A la izquierda de esta función está el ícono del engranaje que le permite tener acceso a la configuración de Gantt.
Vista
de cuadrícula, vista de gantt y vista de calendario
Para
cambiar entre estas vistas, haga clic en el ícono correspondiente de la barra
de herramientas izquierda.
Vista de cuadrícula
La
vista de cuadrícula muestra las columnas y las filas de sus hojas, y las
columnas del sistema, como Discusiones y Adjuntos.
Para
cambiar a la vista de cuadrícula, haga clic en el botón izquierdo en el
selector de vistas.
Vista de Gantt
Las
hojas configuradas como hojas de proyecto tienen disponible una vista de Gantt.
Consulte Trabajar con gráficos de Gantt para
obtener información sobre cómo configurar una hoja de proyecto.
Para
cambiar a la vista de Gantt, haga clic en el botón del medio en el selector de
vistas.
Esta
vista muestra la información de la vista de cuadrícula a la izquierda y el
gráfico de Gantt correspondiente a la derecha.
Si
hace clic en una barra de tareas y la arrastra a otra en el gráfico de
Gantt, se crea una dependencia
entre las dos tareas.
CONSEJO: Para
crear el gráfico de Gantt, la hoja debe contener las columnas de una hoja de proyecto.
Si la hoja no contiene las columnas necesarias, aparecerá un mensaje donde se
le informará cuáles son las columnas que deben agregarse y cómo debe
agregarlas.
Vista de calendario
En
una vista de calendario, se puede mostrar cualquier hoja con una columna de
fecha. Para cambiar a la vista de calendario, haga clic en el botón de vista
que está en el extremo derecho.
Esta
vista mostrará el valor de la columna Primaria dentro
de la barra en el calendario. Consulte Trabajar con calendarios para
obtener más información sobre cómo configurar un calendario.
Columnas de una hoja de
proyecto
Las
hojas de proyecto contienen un conjunto de columnas que habilitan la funcionalidad de las dependencias.
Si los nombres de columna de su hoja son distintos, puede cambiar la configuración de Gantt y asignar a las columnas los nombres de estas funciones.
Fecha de inicio y fecha de
finalización
Cada
tarea programada requiere una fecha de inicio y una fecha de finalización con
el formato mes, día y año. Use el ícono del selector de fechas de la celda para
asegurarse de que la fecha tenga el formato correcto.
Estas
fechas de inicio y de finalización deben ser el punto de partida de su
cronograma y pueden cambiar a medida que este cambia. Como en el caso de las
celdas, puede hacer clic con el botón derecho del mouse en la celda y
seleccionar Ver historial para ver los valores anteriores que
se guardaron en la celda. Esto puede ser útil para consultar su cronograma
original y dónde puede haberse “interrumpido” la escala de tiempo.
Si
una fila tiene una duración y una predecesora, los usará para calcular la fecha
de inicio y la fecha de finalización automáticamente. La fecha de inicio se
determinará con la información de la predecesora y la fecha de finalización
correspondiente se calculará según la duración. Si en este caso intenta cambiar
la fecha de inicio o de finalización manualmente, se anulará la asociación con
la predecesora y se quitará el valor de la predecesora.
NOTA: Las fechas en una fila primaria no
pueden editarse. Además, si una fila primaria tiene un valor de
predecesora detallado, esta relación de dependencia determinará las fechas de
inicio de cada fila secundaria, que no podrán editarse. Eliminar el valor de la
predecesora en una fila primaria quitará esta restricción y le permitirá
manipular las fechas de inicio de las filas secundarias individualmente.
En
la vista de Gantt,
puede hacer clic y arrastrar el centro de una barra de tareas (aparecerá un
ícono de una cruz) para mover la tarea a un nuevo intervalo de fechas de inicio
y de finalización. Tenga en cuenta que esta acción puede cambiar el valor de la
duración y podría anular las dependencias (quita los valores de la columna
Predecesora) establecidas. Arrastrar la tarea desde cualquiera de sus extremos
prolongará la duración y establecerá nuevas fechas de inicio y de finalización.
Duración
La
duración es la cantidad de días que se espera que dure la tarea. Si la tarea le
está llevando más tiempo, puede aumentar la duración para aplazar la fecha de
finalización y también puede ajustar las tareas vinculadas. Una duración igual
a cero creará una forma de un diamante en el gráfico de Gantt para indicar que
la tarea es un hito que representa un evento o un punto de control
significativo.
Cuando
proporciona una duración y una fecha de inicio, o una duración y una
predecesora, la funcionalidad de las dependencias calcula automáticamente la
fecha de finalización según la duración sin considerar los días no laborales.
Usted puede programar una tarea para que empiece un día no laborable. Al hacer
esto, la fecha de inicio se incluye en la duración, pero los días no laborables
subsiguientes no se incluyen.
% completado
En
cada fila secundaria, usted puede incluir el porcentaje de trabajo que se ha
completado. Esto superpondrá una barra gris en cada tarea para ilustrar la cantidad
que se ha completado. El% completado de las filas
primarias se calculará automáticamente.
Predecesoras
Para
establecer que una tarea dependa de otra, inserte otro número de fila en la
columna Predecesora. Las fechas de la tarea se ajustarán automáticamente según
cambien las fechas de la tarea predecesora. Consulte Usar la funcionalidad de las
dependencias para obtener información detallada sobre cómo
configurar las predecesoras.
Usar la funcionalidad de las
dependencias
El
propietario de una hoja y los colaboradores con acceso de administrador a una
hoja pueden crear relaciones de dependencia entre
las tareas. Cuando se establecen dependencias entre las tareas, la hoja
ajustará las fechas de las tareas automáticamente. Al cambiar una fecha de
una tarea predecesora,
las fechas de las tareas dependientes se ajustarán en consecuencia.
Para habilitar las
dependencias:
·
Haga clic con el botón derecho del mouse en un
encabezado de columna (los usuarios de una Mac pueden presionar
[Ctrl] + clic) y seleccione Editar configuración de
dependencia. [NOTA: En una vista de Gantt, esto puede aparecer
como Editar configuración de Gantt.
·
Seleccione la casilla de verificación Dependencias
habilitadas.
·
Especifique las columnas que se usarán como
la columna Predecesora y la columna Duración.
Con las dependencias habilitadas, la hoja tendrá la siguiente funcionalidad:
·
Cálculos automáticos de duración, inicio y
finalización; ingrese dos de estos valores en una tarea y el tercero se
calculará automáticamente.
·
Al ingresar en la hoja una duración (en
días) y un valor de predecesora, la fecha de inicio y
lafecha de finalización se calcularán automáticamente mediante el
cronograma de días laborablesestablecido
en la configuración de Gantt
·
Las filas primarias calcularán automáticamente lo
siguiente:
o La fecha
de inicio según la fecha de inicio más temprana de las filas
secundarias.
o La fecha
de finalización según la fecha de finalización más tardía de las filas
secundarias.
o La duración según
el intervalo de tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización.
o El % completado según
un valor ponderado de porcentajes de las filas secundarias.
Predecesoras
Ingresar un número de fila en la columna Predecesora creará un vínculo de la fila actual (la tarea dependiente) a la fila especificada (la tarea predecesora). De forma predeterminada, el vínculo crea una relación de fin a comienzo entre las dos tareas; la fecha de inicio de la tarea se programará para ocurrir un (1) día laborable después de la fecha de finalización de la predecesora.
Si hace clic en el ícono del lápiz
en
la celda de una predecesora, se abre el formulario Editar
predecesoras y puede cambiar el tipo de relación a lo siguiente:
·
Fin a comienzo (FS): La
tarea comienza un (1) día laborable después de que termina la predecesora
(predeterminado).
·
Fin a fin (FF): La
tarea finaliza el mismo día que termina la fila predecesora.
·
Comienzo a comienzo (SS): La
tarea comienza el mismo día que comienza la fila predecesora.
·
Comienzo a fin (SF): La
tarea finaliza un (1) día laborable antes de que comience la predecesora
(predeterminado).
Después de ingresar información en una predecesora, el formulario Editar predecesoras incluirá una fila nueva que le permitirá agregar dependencias adicionales respecto de la tarea.
Para ajustar aún más la relación, puede incluir un retraso (días). Inserte días de retraso para ajustar la fecha de inicio que la aplicación calcula automáticamente según la dependencia. Por ejemplo, ingresar 1 para una dependencia FS causará que la tarea comience dos (2) días laborables después de la tarea de finalización de su predecesora. También puede insertar números negativos para programar que la fecha de inicio de la tarea ocurra antes. Por ejemplo, ingresar un día de retraso de -1 para una dependencia FS causará que la tarea empiece el mismo día que la fecha de finalización de su predecesora.
Funciones avanzadas
La función de vínculo de celdas es útil al
consolidar información de hojas múltiples. Use el vínculo de celdas.
Las fórmulas se usan para realizar cálculos, tanto
en valores numéricos ingresados en la fórmula como en valor.
Haga clic en Tablero en el panel izquierdo de la
ficha Inicio para ver una vista alternativa de su cuenta.
Ir al video de demostración Los formularios web de
Smartsheet permite recopilar datos, y actuar en consecuencia.
Puede usar las plantillas para crear un diseño
predeterminado para las hojas futuras.
El propietario de una hoja y los colaboradores con acceso
de administrador a la hoja pueden crear reglas.
Hay cuatro gadgets de tablero disponibles para
revisar y editar información importante rápidamente.
Puede usar las siguientes teclas de acceso rápido
en Smartsheet. NOTA: Los usuarios de una Mac deben usar [Cm...
Smartsheet es totalmente funcional en las
plataformas Mac y PC.
Actualmente, Smartsheet no admite la función de
acercar/alejar en los navegadores.
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